Bij PPS-projecten zijn meerdere belangrijke facetten vertegenwoordigd in een consortium middels het DBFMO. Maar houden deze partijen ook rekening met de wensen en behoeften van de eindgebruiker van het PPS-project? De rol van Facility Management is hierin belangrijk. Hieronder de visie van drie experts.

Ian van der Pool
is voorzitter van de beroepsvereniging Facility Management Nederland (FMN).

‘Facility Manager voert regie over beleving van werkomgeving’

Te vaak wordt nog de indruk gewekt dat Facility Management alleen maar gaat over kostenreductie. Wat mij betreft gaat het vooral over het creëren van waarde. Dat doet de Facility Manager door het organiseren van al die voorwaarden die nodig zijn om de beleving voor de verschillende gebruikers zo prettig mogelijk te maken. Natuurlijk blijft de focus liggen op flexibiliteit en continuïteit, het leveren van de juiste dingen, tegen de juiste prijs en op de juiste tijd. Door een onderscheidende en gastvrije omgeving te ontwerpen, passend bij de core business, werken opdrachtgever en Facility Manager samen aan het succes van de organisatie.

Imago
Veel organisaties vinden hun imago belangrijk. Dat imago moet kloppen met de uitstraling en beleving van het pand waarin zij gehuisvest zijn. Anders doet de huisvesting afbreuk aan het gewenste imago. Als je een kantoorpand binnenloopt, is het vooral de invloed van Facility Management die je ziet. Parkeren, schoonmaak, receptie, groenvoorziening, interieur, catering, beveiliging: alles moet op elkaar zijn afgestemd om een consistente en authentieke beleving te realiseren. Een werkomgeving met een prettige uitstraling is overwegend de verdienste van de Facility Manager en zijn team.

Organisatiesensitiviteit
Het wordt steeds belangrijker dat de Facility Manager over een sterke mate van empathie en organisatiesensitiviteit beschikt. Het aantal belevingsconcepten binnen Facility Management zal toenemen en door steeds meer Facility Managers worden omarmd. Bijvoorbeeld in ziekenhuizen. De beleving voor patiënt, bezoeker en medewerker creëer je door de inrichting en aanbod van services. Zowel de facilitaire medewerker als de toeleveranciers spelen daar een rol in. Zij moeten die houding aannemen die perfect past bij het gewenste gevoel dat je wilt creëren. De Facility Manager moet dus goed voor ogen hebben wie tot de doelgroep behoren, wat hun behoeften zijn en welke beleving daarbij hoort. De rol van Facility Manager gaat steeds meer aspecten vertonen van die van een ondernemer. Net als in de hospitality branche moet de Facility Manager in staat zijn een omgeving te creëren waar mensen graag komen om samen te werken. Andere ontwikkelingen waarbij de Facility Manager het verschil gaat maken, is de vraag naar duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Ook daarbij creëert de Facility Manager een win-win situatie. Met het reduceren van de energiekosten en het verkleinen van de ecologische voetafdruk verbetert het imago.’

Susanne Wagemans
is Manager Facility Services bij FMO

‘Onze sfeer sluit aan bij waar we voor staan’

De Nederlandse Financierings- Maatschappij voor Ontwikkelingslanden N.V. (FMO) is een sociale onderneming. We zijn met mensen begaan en dat willen we uitstralen in onze huisvesting. We stellen bovendien duurzaamheid centraal. Onze investeringen in ontwikkelingslanden moeten niet alleen financieel levensvatbaar zijn, maar ook goed zijn voor mens en milieu. Om daarin het goede voorbeeld te geven, proberen we ook onze eigen voetafdruk zoveel mogelijk te beperken. Dus maken we onder andere gebruik van groene stroom, hebben we natuurlijke ventilatie, een energiezuinig klimaatbeheerssysteem, sensorkranen in de toiletten en sensorverlichting op de werkplek. Ook faciliteren wij acht elektrische oplaadpunten in onze garage en een elektrische poolauto voor algemeen gebruik.

Plantenplan
Elke werkplek is voorzien van planten, er is zelfs een plantenplan. Wij vinden het belangrijk dat er veel groen in het pand aanwezig is. We vinden het niet alleen gezond om planten in de werkomgeving te hebben, het zorgt immers voor meer zuurstof op de werkplekken, maar het creëert ook sfeer. Werknemers voelen zich meer op hun gemak met planten om zich heen. En dat merken we: onlangs bij een interne verhuizing waren de medewerkers begaan met het lot van ‘hun’ plant. De groenvoorziening is volledig uitbesteed. De leverancier neemt ons alle zorg uit handen. Werknemers hoeven alleen maar te genieten van de aanwezige planten. Onlangs hebben wij een volledig vergadercentrum, waar ook veel externen gebruik van maken, ingericht. In overleg met de groenleverancier is toen gekozen voor bijzondere beplanting vanuit de wens om de vergaderzalen een warme mooie uitstraling te geven. Dit is zeker gelukt!

Vroegtijdig anticiperen
De aanwezigheid van groen en het verduurzamen van werkplekken vraagt om constant investeren, maar het is zeker geen weggegooid geld. Investeren in duurzaamheid betaalt zich namelijk altijd weer terug. Niet meteen, maar wel binnen een aantal jaren. Het gebouw waarin FMO inmiddels tien jaar is gehuisvest, is een A-label gebouw. Toen we het pand betrokken was het een van de duurzaamste kantoorpanden van het moment, nu niet meer. Ons huisvestingscontract loopt tot 2020, maar we zijn nu al bezig om te onderzoeken of het verstandig is om het contract te verlengen of dat het beter is om te verhuizen naar een groter en duurzamer gebouw. Als Facility Manager probeer je namelijk altijd te voorkomen dat wensen en behoeften ontstaan. Daar tracht je vroegtijdig op te anticiperen.’

 

Hans Bloemen
is Managing Partner bij Ucility BV

‘Communiceren en meten wordt steeds belangrijker’

De laatste vijftien jaar zijn er grote slagen gemaakt op het gebied van uitbestedingen. De tendens daarbij is integraal uitbesteden, of het nu gaat om DBFMO binnen de overheid of de invoer van facilitaire regiemodellen elders. Een trend waarbij de focus meer ligt op het resultaat van de (integrale) aanbieder. Dat betekent dat de definitie van de vraag, de ‘wat’, steeds belangrijker wordt, het ‘hoe’ is immers een actie van de aanbieder. Je wilt een levering op een bepaalde tijd en plaats, in een bepaalde vorm. Dat houdt in dat de resultaatbeschrijving nauwkeuriger moet en dat vergt een nieuwe manier van kijken, van de Facility Manager, maar zeker ook van leveranciers. Die moeten zich nog verder verdiepen in de cultuur van de opdrachtgever.

Veranderende behoeften
Ook in de ontwerpfase van het gebouw, waarbij de toekomstige gebruiker bekend is zoals bij DBFMO, wordt bij contractvorming meer rekening gehouden met onderhoud en facilitaire contracten die pas in een veel later stadium resultaat opleveren. Door vanaf de start na te denken over de interne logistiek en materiaalkeuze, kan een optimale infrastructuur worden neergelegd. Hierdoor kan op een veranderende vraag van de eindgebruiker beter worden ingespeeld. Zo vraagt Het Nieuwe Werken minder en ander m2 gebruik. Dat betekent een andere intensiteit in gebruik van ICT, infra- en gebouwinstallaties, naast de veranderende inzet van services, zoals schoonmaak, beveiliging en catering.

Sturing aan het proces
Informatiemanagement systemen geven sturing aan het proces, geven inzicht in budgetten, zijn operationeel/sturend en bieden het overzicht van de resultaten. FMIS-systemen zijn onmisbaar bij het aansturen op resultaat. Ze zijn ondersteunend voor het beleid, het contracteren en de operationele aansturing, resultaten en facturatie. Daar hoort een kanttekening bij: kennis van de organisatie van de opdrachtgever en goede resultaatbeschrijvingen mag daarbij niet ontbreken. Informatie heeft een essentiële rol binnen de plan, do, check en actcirkel. We zien daarmee ook het belang van eenduidig data gebruik door opdrachtgever én leverancier. Dat lijkt een open deur, maar in de praktijk wordt niet zelden apart gemeten met alle gevolgen van dien. Je moet er van op aan kunnen dat partners elkaar vroegtijdig informeren bij onvoorziene veranderingen en gezamenlijk kijken hoe daarop geanticipeerd moet worden. Het vraagt om inzicht in elkaars werkprocessen. Communicatie en meten wordt alleen maar belangrijker, juist voor Facility Management dat een sleutelrol bekleedt tussen eindgebruiker en leveranciers en tussen de verschillende partners.