Paul Hoeijmans
Hoofd Real Estate Management en Adjunct Directeur Facility Services

Paul Hoeijmans is hoofd Real Estate Management en adjunct directeur Facility Services van Tilburg University, hij vertelt over de aanpak daarvan. We gaan gefaseerd van ouderwets naar modern en flexibel. Dat geldt voor de hele universiteitscampus, zowel kantoren als collegezalen. Medewerkers werken tegenwoordig anders dan vroeger, laptops en telefoons zijn steeds moderner, maar de werkomgeving is dat nog niet. Veel van onze kantoorpanden hebben de evolutie naar moderne werkomgevingen nog niet doorgemaakt. Die verandering zijn we nu aan het starten.” Het bijzondere in hun aanpak is, dat alle medewerkers betrokken worden bij de nieuwe gebouwinrichting. “We vragen hoe vaak iemand thuis werkt, hoe vaak hij vergadert, geconcentreerd PC-werk doet en hoe vaak er behoefte is aan een gezamenlijke ruimte voor overleg of ontmoeting. Dat doen we met een enquête die ongeveer een uur tijd in beslag neemt. De informatie daaruit wordt verwerkt in datasets met behulp van de softwaretool WPA (Work Place Analytics). Met die resultaten heb je al bijna een optimale gebouwinrichting, maar dat is voor ons slechts het eerste stukje onderzoek. We gaan met die set opnieuw in gesprek met medewerkers via uitgebreide brainstormsessies. Als je een huis inricht, moet je dat met de bewoners doen, niet vanachter een bureau. In die sessies richten we samen met hen het gebouw zo optimaal mogelijk in, passend bij hun werkbehoeften. Niet alleen waar nog wandjes moeten komen, maar juist ook inrichting en sfeer bespreken we dan uitvoerig.”

Elkaar tegenkomen

Voor een aantal medewerkers voelde de transitie naar moderner werken in de beginfase als een beladen verandering. “Er bestond nog niet zo’n goed beeld van de veranderingen in werkomgeving en hoe dat uit zou pakken. Er zijn immers zeker niet alleen positieve berichten te vinden over dit soort aanpassingen. We kunnen nu echter wel spreken van een win-win situatie. We benutten de ruimtes veel beter én mensen krijgt een omgeving die ook echt bij hun eigen manier van werken aansluit. Het is voor mensen in het begin wel echt wennen dat die werkplek niet meer persé voor iedereen een vast kantoor hoeft te zijn. Soms is die werkplek thuis, soms in een lounge of overlegruimte en soms een PC-werkplek”. Nog steeds zijn er functies die vragen om een vaste stek, maar tegenwoordig zijn er dat echt vele malen minder dan vroeger. De enquête en brainstormsessies laat mensen dat ook zien. Het eerste gebouw volgens deze aanpak staat momenteel in de steigers en is volgend jaar zomer klaar. “Mens
en wilden transparanter, lichter en ruimtelijker, dus er komt meer glas zodat medewerkers elkaar daadwerkelijk kunnen zien. Alleen al door dat glas en zoiets als een slimme plek voor de koffiemachine, kunnen twee wetenschappers – die elkaar voorheen niet zagen – elkaar nu zomaar tegenkomen en tot een grandioos idee komen”, lacht Hoeijmans. “Dat is precies wat je wilt, een evolutie naar open kennis(makings)structuren.” Hoe de werkplekken vorm krijgen, is afhankelijk van de werkzaamheden. “Activity based working: voor de één betekent het een gedeelde set aan diverse werkplekken, voor een ander nog steeds een eigen vaste werkplek. Zelf heb ik mijn ‘kantoor’ altijd bij me; met laptop en telefoon kan ik overal werken waar ik maar wil. Dat past bij mijn soort werk, maar zeker niet bij iedereen. Als we dat samen zien, kunnen we ook samen de optimale werkomgeving bouwen.”

Prettiger werken

Hoeijmans verwacht dat medewerkers met meer plezier zullen gaan werken. “Je ziet elkaar meer door de openheid en je heb de mogelijkheid een plek te kiezen die past bij de activiteit die je op dat moment moet doen. Deze modernisering van ons vastgoed heeft als uitgangspunt het slimmer en efficiënter omgaan met onze ruimtes, stenen zijn immers duur. Door ruimtes slimmer te gebruiken, zijn er minder vierkante meters nodig en kunnen we die middelen inzetten voor onze core business: onderwijs, onderzoek en valorisatie. We streven daarbij naar gebouwen waarin mensen graag willen werken of studeren. Een mooie ontwikkeling van de universiteitscampus naar een duurzame moderne leer-, woon-, en werkomgeving.”