Leesman onderzocht in meer dan 800 gebouwen bij ruim 100,000 respondenten hoe zij hun werkomgeving waardeerden. Slechts 54 procent zegt productief te kunnen werken! Slechts 49 procent is trots. Wat interessant is dat slechts 5 procent van alle onderzochte gebouwen een Leesmanindex boven de 70 scoorden. En dat in deze top maar liefst 74 procent in staat productief te werken en is 86 procent trots. Hoe zorgen deze bedrijven ervoor dat hun medewerkers productiever zijn?

1. Maak het kantoor van de mederwerker

Als je luistert naar je medewerkers, weet je wat goed is voor je organisatie. Daarnaast creëer je eigenaarschap. Medewerkers voelen dan: wij hebben aangegeven welke zaken we van belang vinden om optimaal te kunnen werken. Die zijn doorgevoerd, waardoor ook veranderingen makkelijker zijn.
 

2. Wat doen medewerkers eigenlijk?

De top drie van taken in een werkomgeving zijn individueel geconcentreerd werken, telefoneren en vergaderen. Elke organisatie en elke afdeling is weer net even anders. Maar alle outperformers hebben één ding gemeen. Ze hebben heel grondig gekeken welke activiteiten verschillende mensen doen in hun gebouw en deze vervolgens zeer goed gefaciliteerd. Klinkt evident, maar teveel projecten zijn opgestart vanuit een paar meningen of dat het er mooi uit moet zien. Terwijl design juist gaat over hoe iets functioneert.
 

3. Creëer een goed sociale infrastructuur

Op alle 21 taken scoren de beste werkomgevingen beter. De wij-taken, waarin wordt samengewerkt, worden echter significant beter ondersteund. Dan kan je denken aan spontane of georganiseerde vergaderingen en ontspannen en pauzeren. Ook de faciliteiten die hierbij horen zoals koffie en thee, AV-apparatuur, vergaderruimten. Zo vinden 90 procent van alle werknemers koffie en thee evident om goed te kunnen functioneren en dat is net zo belangrijk als goede IT apparatuur.
 

4. Fysieke minimum

De beste ideeën ontstaan samen. Bij veel organisaties zie je een terugtrekkende beweging in het thuiswerken beleid. Gebouwen worden aantrekkelijker gemaakt om in te werken en te ontspannen. Elk team heeft ook een fysiek minimum om bij elkaar te zijn waardoor ideeën worden gedeeld en van elkaar wordt geleerd. De Y-generatie is daar een goed voorbeeld van die “leren van anderen” belangrijker vindt en daardoor vaker op kantoor wilt zijn.
 

5. Variëteit en keuze

In flexibele wekplek concepten verliezen medewerkers vaak de mogelijkheid om hun werkplek te personaliseren. Ze krijgen er echter iets zeer belangrijks voor terug. Ze kunnen voor elke taak hun werkplek personaliseren door er één te kiezen die bij de taak past. Dan moet er echter wel keuze zijn. De organisatie met flexibele werkplekconcepten èn veel keuze scoren het beste. Waar het mis gaat is als alle taken die voorheen achter een bureau in een kantoor werden gedaan nu achter een bureau in een open ruimte worden gedaan.
 

6. Stel het welbevinden van de medewerker centraal

In een rapport onlangs verschenen van de World Green Building Council wordt aangetoond dat verschillende zaken impact hebben op de het welbevinden en productiviteit. Denk aan daglicht, bloemen en planten voor zuivering van de lucht, kunst en fotografie voor inspiratie, sport –en ontspanningsmogelijkheden en douches voor beweging en goede voeding voor de gezondheid.
 

7. Omarm technologische vooruitgang

De technologische vooruitgang geeft de mogelijkheid voor audio en video-conferenties, reserveringssystemen voor vergaderzalen, overal toegang hebben tot je bestanden. Om altijd en overal te werken binnen –en buiten het kantoor. Maar dan moet het wel werken.
 

8. Communiceer

De beste bedrijven zijn in constante dialoog met hun medewerkers. Als ze een nieuw werkplekconcept wordt geïntroduceerd hebben leggen ze het gebruik uit. Zo kan het zijn dat mensen dezelfde taken (zoals telefoneren of overleggen met zijn tweeën) achter een bureau doen in een open ruimte, waardoor andere mensen moeite hebben met hun concentratie. Ook is elke verbetering dus niet direct een investering, maar kan het ook een cultuurverandering zijn. Daarnaast kunnen activiteiten in de loop der tijd veranderen waardoor ook de werkomgeving moet veranderen. Dus meet voor –en na veranderingen stuur bij en communiceer hierover.
 

9. De werkomgeving levert geld op

Het herinrichten van de werkomgeving zou veel meer de verantwoordelijkheid van HR moeten zijn. Het herinrichten van de werkomgeving gaat over het slimmer laten werken van mensen. Door een goede werkomgeving gaat de productiviteit omhoog en ziekteverzuim omlaag. Waar men vaak naar kijkt zijn de kosten en bezettingsgraden van werkomgevingen is het des te belangrijker te kijken naar datgene wat een werkomgeving op kan leveren.
 

10. Productiviteit killers

De drie grootste zaken waar medewerkers ontevreden zijn en die een negatieve impact hebben op de hun productiviteit zijn akoestiek, temperatuurregeling en binnenklimaat. Over akoestiek zijn slechts 29,2 procent tevreden, bij binnenklimaat is dit 32,5 procent en bij temperatuurregeling slechts 26,3 procent. Akoestiek is daarbij de beste voorspeller van productiviteit, dus het wordt tijd om te luisteren naar de 46,000 mensen die ontevreden zijn over de akoestiek.